AI業務改善の最初の5日で整理すること

AIや自動化を取り入れたいと思っても、最初に何を決めればよいか迷うことは少なくありません。いきなり大きなシステムを選ぶよりも、日々繰り返している作業を一つ選び、現状を正確に把握することから始めます。

ここでは、転記・集計・報告のような反復作業を対象に、最初の5日で確認したいことを順番にまとめます。特定の製品や導入成果を前提にせず、自社の業務に合った改善の土台をつくるための考え方です。

1日目：迷っている作業を一つに絞る

「毎日の作業が大変」という状態のままでは、改善対象を選びにくくなります。まずは、同じ手順を繰り返している作業を一つだけ取り上げ、誰が、いつ、どの情報を使っているかを書き出します。

選ぶときは、作業時間の長さだけでなく、確認や差し戻しが起きやすい箇所にも目を向けます。担当者の経験だけで支えられている判断がないかも、この段階で確認します。

作業の始まりから終わりまでを、できるだけ具体的に並べます。メールを開く、表に転記する、別のファイルを確認する、内容を報告する、といった粒度で十分です。

ファイル名、入力項目、使用しているツールも添えると、後から「どこで情報が重複しているか」「どの確認が必要か」を見つけやすくなります。

業務改善で重要なのは、通常の流れだけではありません。「この条件なら確認する」「数字が合わないときは差し戻す」といった判断や例外を整理します。

判断の基準が文章で説明できる場合と、担当者の経験に依存している場合を分けておくと、AIや自動化に任せられる範囲と、人が確認すべき範囲を検討しやすくなります。

「終わった」と判断できる状態を、先に決めます。たとえば、報告に必要な項目が揃っている、転記漏れを確認できる、担当者が次の作業に進める、といった条件です。

完成の条件が曖昧なままでは、改善後に何を確認すればよいかも曖昧になります。作業の目的と、関係者が受け取るべき結果を結びつけておきます。

最初の改善では、一部の作業・一部の担当者・一部の期間に絞って確認します。想定どおりに進まなかった場合も、どの手順で止まったかを残せれば、次の改善につなげられます。

一度に大きく変えるのではなく、確認結果をもとに調整を重ねることで、業務に合った運用へ近づけていきます。

MI Consultingでは、現場の作業を確認しながら、業務改善・業務自動化・社内システム開発の相談を承っています。まずは、繰り返している作業や確認に時間がかかる場面をお知らせください。